Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Questa pagina spiega quali dati raccoglie CodeGp, perché, per quanto tempo li conserva e quali diritti hai.

1. Chi tratta i dati

CodeGp di Barabino Marco, Via del Gelso 1/A - Fucecchio (FI), P. IVA: 01212660995, C.F. BRBMRC75P06D969A — gestisce la piattaforma disponibile su CodeGp.it. Puoi contattarci a info@codegp.it.

Ogni scuola di pattinaggio che usa CodeGp è titolare del trattamento dei dati delle proprie atlete e delle loro famiglie: decide lei quali dati inserire e per quali scopi. CodeGp agisce come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), cioè tratta quei dati solo per fornire il servizio e secondo le istruzioni della scuola. Per i dati di chi registra una società (nome, cognome, telefono, email) CodeGp è invece titolare.

2. Quali dati vengono trattati

• Dati della società e di chi la registra: nome della società, nome e cognome del referente, telefono, indirizzo email.
• Dati delle atlete: nome, cognome, un codice di accesso, l'eventuale codice fiscale, l'eventuale indirizzo email di uno o due contatti familiari, le date di scadenza della visita medica e della liberatoria.
• Import delle atlete da un foglio di calcolo: quando una responsabile della scuola importa le atlete da un file (Excel, LibreOffice, CSV) o incolla le celle, il file viene letto nel suo browser e non arriva mai al server: partono solo cognome, nome, codice fiscale, email, scadenze, codice di accesso e «attiva» delle righe scelte; telefoni, indirizzi, note e le altre colonne restano sul suo computer. Prima di scrivere, CodeGp prepara una copia di sicurezza delle atlete della scuola (un file Excel) che si scarica sul computer di chi importa: il server la prepara al momento e non la conserva.
• Import delle musiche da una cartella: quando una responsabile della scuola importa le musiche, il suo browser legge solo nome, cartella, peso e data dei file; i file audio arrivano al server solo quando tocca IMPORTA, come col caricamento dalla scheda dell'atleta. Per riprendere il lavoro resta sul server la bozza dell'import: nomi, cartelle, peso e data dei file, correzioni, spunte, chi l'ha salvata e quando.
• Dati contabili: quote, addebiti e versamenti registrati dalla scuola, con data, importo, descrizione e chi li ha registrati.
• Resoconto per la detrazione: su richiesta della famiglia, una responsabile della scuola può preparare dalla scheda dell'atleta il documento per la detrazione delle spese sportive, con i pagamenti tracciati dell'anno e la data di nascita ricavata dal codice fiscale. Nome, cognome e codice fiscale di chi ha pagato, se la scuola li scrive, finiscono solo nel documento scaricato: l'app non li conserva.
• Musiche di gara: i file audio caricati dalla scuola e i dati della rubrica degli organizzatori (nome e indirizzo email).
• Bacheca: i documenti che lo staff della scuola carica per condividerli (programmi di gara, calendari, orari, tabelle: PDF, foto, Word, Excel, OpenOffice e testo), con il titolo, chi li ha caricati o aggiornati e quando. Ogni file lo vede solo lo staff oppure anche le famiglie della scuola, come decide lo staff. Il nome originale del file non si conserva; le foto vengono ridisegnate dal server, senza la posizione GPS e gli altri dati nascosti dello scatto.
• Post-it: un appunto libero. Quello dello staff lo leggono e lo scrivono le insegnanti e le responsabili della scuola, con il nome di chi l'ha salvato per ultima e quando; quello della famiglia lo legge solo la famiglia, la scuola non lo vede. Come negli altri campi liberi, nei post-it non vanno dati sanitari.
• Prova pista: per le gare che la scuola apre, il giorno, l'ora e un'eventuale nota dei prova pista che la famiglia ha prenotato presso l'organizzatore, o che la scuola segna per l'atleta. Li vedono la famiglia dell'atleta e il personale della scuola.
• Mercatino dell'usato: gli annunci che le famiglie e lo staff pubblicano per vendere o cercare materiale usato: titolo, descrizione, prezzo, nome, cognome e telefono di chi pubblica, il nome dell'atleta se lo scrive, e le foto. Li vedono le famiglie e lo staff della scuola; lo staff vede anche da quale account arriva ogni annuncio. Le foto scelte e non ancora pubblicate le vede solo chi le ha caricate. Le foto vengono ridisegnate dal server, senza la posizione GPS e gli altri dati nascosti dello scatto; devono mostrare solo l'oggetto, niente persone.
• Dati tecnici: indirizzo IP e data dei tentativi di accesso, registro delle email inviate dal sistema (destinatario, oggetto, esito). Servono a difendere gli account e a capire perché un avviso non è arrivato.
• Messaggi e idee inviati dal sito: quello che si scrive nei moduli delle pagine Contatti e Idee (il testo, e — se lasciati — nome, scuola, telefono ed email) più l'indirizzo IP di chi scrive. Servono a rispondere e a migliorare il servizio; nel modulo Idee nome, scuola ed email sono facoltativi e l'idea si può mandare senza firma.
• Richieste di telefonata: nome, numero di telefono e, se indicati, il giorno e l'orario preferiti, lasciati nel modulo Chiedi una telefonata, più l'indirizzo IP di chi scrive. Servono solo a richiamare chi lo ha chiesto; non chiediamo email né altri dati.
• Visite al sito: delle pagine pubbliche del sito contiamo soltanto dei totali, giorno per giorno: quante volte è stata vista ogni pagina e da dove si arriva (Google, Instagram, Facebook, WhatsApp, un altro sito o un indirizzo scritto a mano). Il conteggio è anonimo e aggregato: non usa cookie né servizi esterni e non salva l'indirizzo IP né altro che permetta di riconoscere chi visita.
• Prove nella LIVE DEMO: chi prova la demo lavora in una scuola inventata, e quello che ci scrive (nomi, email, importi e musiche di prova) resta in un database a parte, separato da quello delle scuole, che si cancella da solo entro tre ore dall'avvio. Dalla demo non parte nessuna email: restano da leggere nello Storico MAIL della demo stessa. Nella bacheca e nel mercatino della demo non si carica niente: i tre file della bacheca e gli annunci del mercatino che si vedono sono esempi fissi.

Le date di scadenza della visita medica sono un dato relativo alla salute solo nella misura in cui indicano l'esistenza di un certificato di idoneità sportiva: CodeGp non raccoglie diagnosi, referti o altri dati sanitari: non vanno inseriti nei campi liberi né caricati nella bacheca, dove non vanno nemmeno certificati medici, documenti d'identità e codici fiscali.

3. Perché e con quale base giuridica

• Erogare il servizio richiesto e gestire il rapporto con la scuola — esecuzione di un contratto (art. 6.1.b).
• Richiamare chi ha chiesto una telefonata per conoscere CodeGp — misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b).
• Tenere la contabilità delle quote e inviare gli avvisi alle famiglie — legittimo interesse della scuola alla corretta gestione dell'attività sportiva (art. 6.1.f), nel rapporto associativo in essere.
• Proteggere gli accessi, prevenire abusi e conservare i registri tecnici — legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f).
• Adempiere agli obblighi di legge, in particolare fiscali e contabili (art. 6.1.c).

4. Come sono protetti

I PIN di accesso non sono conservati in chiaro: sul server resta solo la loro impronta crittografica (bcrypt), che non permette di risalire al PIN. Le credenziali di posta configurate dalle società sono cifrate. Il collegamento al sito avviene sempre in HTTPS. Ogni società vede soltanto i propri dati; famiglie, insegnanti e responsabili hanno visibilità diverse a seconda del ruolo. I file della bacheca si aprono con un collegamento personale che vale 30 minuti. Uscire da un solo dispositivo non spegne i collegamenti già aperti, che scadono da soli; li spengono subito un PIN nuovo, ESCI DA TUTTI I DISPOSITIVI e la disattivazione dell'accesso.

Nella LIVE DEMO i PIN sono di prova: le email che li portano non partono e si leggono, PIN compreso, nello Storico MAIL della demo, che sparisce insieme a lei. Non usare nella demo PIN, password o dati veri.

5. Dove sono conservati

I dati sono ospitati su server dell'Unione Europea (fornitore di hosting OVH, datacenter in Francia). Non sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo.

6. Per quanto tempo

• Dati di atlete, famiglie e contabilità: per tutta la durata del rapporto con la scuola. Quando la scuola chiude l'account, i dati vengono cancellati definitivamente dopo 30 giorni, durante i quali la chiusura può essere annullata.
• Registro delle email e storico delle licenze: 12 mesi.
• Import delle atlete: per 7 giorni, per poterlo annullare, CodeGp tiene quali atlete l'import ha creato e, dei campi che ha completato, il valore di prima e quello scritto; passati i 7 giorni restano solo i numeri dell'import (quante righe nuove, completate, saltate) e delle impronte illeggibili, senza nomi, codici né valori, per 12 mesi.
• Bozza dell'import delle musiche: al massimo 30 giorni dall'ultimo salvataggio; si cancella prima quando tutte le musiche sono state caricate o con RICOMINCIA DA CAPO.
• Invio dei dati di accesso in serie: per ogni famiglia della serie l'esito dell'invio e i suoi orari, mai il PIN né il testo dell'email, per 12 mesi; il conto delle email dell'ora, per scuola, 2 giorni.
• Registri tecnici degli accessi: pochi giorni, il tempo necessario alle difese anti-abuso.
• Richieste di registrazione non confermate: 48 ore.
• Messaggi del modulo Contatti e segnalazioni del modulo Idee: il tempo necessario a rispondere e a far entrare la proposta nel programma. Se la scuola che ha scritto chiude l'account, nome ed email di chi ha mandato l'idea vengono cancellati insieme agli altri suoi dati e il testo resta senza firma.
• Richieste di telefonata: 12 mesi dall'arrivo, poi vengono cancellate automaticamente, anche se la telefonata non c'è stata.
• Conteggio delle visite al sito: 13 mesi, poi i totali più vecchi vengono cancellati automaticamente.
• Prova pista: 6 mesi dal giorno del prova pista, poi vengono cancellati automaticamente.
• File della bacheca: finché la scuola li elimina o li sostituisce (la versione sostituita si cancella subito); alla chiusura dell'account, insieme agli altri dati della scuola. Non entrano nelle copie di sicurezza: un file eliminato è cancellato davvero.
• Musiche di gara, file della bacheca e annunci del mercatino, se la licenza della scuola scade o non viene attivata: restano salvati per 3 mesi dalla fine del periodo pagato o gratuito, senza poter essere ascoltati o aperti (gli annunci restano leggibili, senza le foto), poi vengono cancellati automaticamente (la scuola è avvisata per email 30 e 7 giorni prima).
• Post-it: finché chi lo scrive lo cambia o lo svuota; quello della famiglia si cancella anche quando l'atleta viene eliminata o anonimizzata; tutti alla chiusura dell'account.
• Annunci del mercatino: 90 giorni dalla pubblicazione, che chi li ha pubblicati può rinnovare; poi vengono cancellati automaticamente con le loro foto (prima, se li elimina chi li ha pubblicati o la scuola). Le foto caricate e non pubblicate in un annuncio si cancellano dopo 24 ore; chi ne ha già 12 in attesa e ne carica un'altra perde la più vecchia. Gli annunci di una famiglia spariscono quando la sua atleta viene disattivata e si cancellano dopo 30 giorni (subito, se l'atleta viene eliminata o anonimizzata). Quelli dello staff restano anche se la persona che li ha messi esce dallo staff. Tutti alla chiusura dell'account.
• Dati scritti nella LIVE DEMO: al massimo tre ore dall'avvio (subito, se si preme CHIUDI DEMO), poi vengono cancellati automaticamente insieme alla demo. Il database della demo non entra mai nelle copie di sicurezza.

Un'atleta con movimenti contabili registrati non viene cancellata ma anonimizzata: nome, cognome, codice fiscale, email, date, prova pista, post-it e annunci del mercatino (con tutte le foto, anche quelle non ancora pubblicate) spariscono subito, restano i soli importi, che fanno parte della contabilità della scuola. L'atleta esce anche dagli import e dalle serie dei dati di accesso. I file della bacheca non si anonimizzano da soli: quelli con il nome dell'atleta li toglie o li sostituisce la scuola (l'app lo ricorda al momento dell'anonimizzazione).

7. A chi vengono comunicati

I dati non sono venduti né ceduti a terzi. Sono accessibili al personale della scuola secondo il ruolo, al fornitore di hosting e al servizio di posta usato per l'invio delle email, entrambi nominati responsabili del trattamento. I file delle musiche di gara vengono inviati per email agli organizzatori delle competizioni scelti dalla scuola. I file della bacheca che lo staff rende visibili alle famiglie li vedono e li scaricano tutte le famiglie della scuola: una volta scaricati restano sui loro dispositivi, anche se la scuola poi li elimina. Gli annunci del mercatino li vedono le famiglie e lo staff della scuola, nessuno da fuori. Chi risponde a un annuncio chiama o scrive su WhatsApp dal proprio telefono: da lì in poi la conversazione non passa da CodeGp.

8. Minori

La maggior parte delle atlete è minorenne: gli account familiari sono destinati a chi esercita la responsabilità genitoriale, che inserisce i dati e riceve le comunicazioni.

9. Cookie

CodeGp usa solo cookie tecnici di prima parte, che servono al funzionamento del sito:

• sessione: indispensabile per restare collegati;
• "ricordami": solo se lo scegli tu, evita di digitare il PIN a ogni accesso e dura 270 giorni. Quando esci da un dispositivo, sul server resta solo un'impronta illeggibile di quel "ricordami", che serve a non farlo più valere; se esci da tutti i dispositivi, resta un numero a caso legato al tuo accesso. Niente PIN, niente contenuto del cookie, niente nome del dispositivo. L'impronta si cancella da sola quando il "ricordami" sarebbe scaduto, il numero con l'account della scuola;
• ultima scuola aperta (cgp_scuola): ricorda l'indirizzo della scuola aperta da questo dispositivo, così dalla pagina Entra la ritrovi senza cercarla. Contiene solo quell'indirizzo, nessun dato personale né di accesso, e dura 270 giorni. Se c'è, fa anche sì che le pagine viste da chi usa già il gestionale non entrino nel conteggio delle visite.
• demo dal vivo (cgp_demo): c'è solo se avvii la LIVE DEMO. Collega la demo al browser che l'ha aperta, così i due riquadri si aprono senza PIN e CHIUDI DEMO chiude la tua. Contiene l'indirizzo della demo e un codice casuale, nessun dato personale, e dura al massimo due ore.

Non ci sono cookie di profilazione né statistiche o contenuti di terze parti, quindi non è richiesto alcun consenso preventivo. Il conteggio delle visite (punto 2) non aggiunge nessun cookie.

10. I tuoi diritti

Puoi chiedere in ogni momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o la portabilità, e opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse. Per i dati delle atlete la richiesta va rivolta alla scuola, che ne è titolare; CodeGp la supporta tecnicamente. Per i dati di registrazione scrivi a info@codegp.it. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

11. Contatti

Email: info@codegp.it — Telefono: 3335215003

Ultimo aggiornamento: 12/10/2026